Libro de Actas de Asamblea de un Consorcio de Propietarios

"Qué es, para qué sirve, y cómo se redacta"

¿Qué es un Acta?

Un "acta" es un testimonio escrito de algo que se transcribe en el instante mismo de estar sucediendo; por lo tanto, es ilícito el uso de "borradores" u "actas volantes" como se suele emplear en algunos malos Consorcios de Propietarios con el supuesto afán de transcribirlos limpia y claramente; cosa que en los hechos, sabemos que no sucede.

No obstante ello, en algunos casos y dado a una mala gestión administrativa, sucede que el representante legal del Consorcio —quien como mandatario tiene a su cargo la guarda del Libro de Actas—, se niega a llamar a asamblea o a delegar el Libro de Actas a los copropietarios (sus mandantes) para que deliberen.

Cuando esto sucede, los afectados se ven ante la urgente obligación de contratar a un escribano para que certifique un acto de asamblea "autoconvocado" mediante un acta volante. En este caso, y certificación notarial mediante, el uso es legítimamente válido siempre y cuando el acta esté debidamente protocolizada; y lo que en dicha acta se halle trascripto, tendrá validez jurídica y será inapelable.

El Libro de Actas

Todos los actos entre personas reunidas por un mismo fin con el claro propósito de deliberar y acordar algo en torno a un cierto Orden del Día, deben dejar constancia en "actas", las cuales serán contenidas en un libro debidamente foliado.

Se denomina "foja" a cada una de las páginas de un Libro de Actas. Esto quiere decir que por cada hoja, hay dos fojas correlativas (frente y dorso).

La numeración de las actas seguirá correlativamente en los tomos sucesivos del mismo año. Si al finalizar el año quedan más de 5 fojas útiles, se procederá por nota marginal, en el acta siguiente, a consignar el cierre y efectuar la apertura del tomo para el año que se inicia en la otra acta. Caso contrario, se inutilizan.

Las actas se registran en los libros correspondientes, una después de otra, en orden numérico y cronológico, consignándose con números claros en la parte superior de la misma (Acta Nº ...).

Todos los libros de actas de un consorcio de propietarios son obligatorios según la ley 13.512 y deben ser previamente rubricados por un notario público (escribano) y asentados en el Registro de la Propiedad Inmueble.

¿Cómo está rubricado?

Cuando el Libro de Actas está debidamente rubricado, veremos en la primera hoja del mismo lo siguiente:

1. Número del Libro de Actas (si es el primero, el segundo, etc.);
2. Protocolo notarial conteniendo cantidad de fojas ("xxx") de la 1 a la "xxx";
3. Nombre, dirección y ubicación del Consorcio de Propietarios;
4. Datos del registro del Reglamento de Copropiedad y Administración;
5. Firma, sello y matrícula del escribano interviniente en la rúbrica del Libro de Actas;
6. Firma y sello del representante del Registro de la Propiedad Inmueble;
7. Estampillado fiscal;
8. En cada página (foja) y sobre el folio correspondiente, aparecerá un sello del Ministerio de Justicia de la Nación;
9. En la última página (foja) se repetirá la firma y el sello del representante del Registro de la Propiedad Inmueble.

¿Quién tiene la guarda del Libro de Actas?

Con respecto a un consorcio de propietarios, la guarda del Libro de Actas corre por cuenta del administrador.

En caso de efectuarse una asamblea, sería correcto que éste lo haciese llegar al Consejo de Administración (si lo hubiere), o se lo entregase al presidente de la asamblea una vez designado, para que a la vez, éste se lo hiciese llegar al Secretario de Actas. Razón por la cual el administrador deberá retirarse dejando consignado en el acta misma la entrega en consignación temporal a quien corresponda y éste dejará consignado reintegrárselo luego de concluida la asamblea. Pero en la práctica esto no sucede porque los reglamentos de copropiedad y administración están viciados por prácticas autoritarias y conforme a falta de regulación al respecto.

¿Cómo se hacen las Actas?

1. Deben constar en los libros rubricados.
2. Si se transcriben, han de estar certificadas.
3. Si se fotocopian, debe ser fotocopia "completa" del libro rubricado.

¿Cómo redactar un acta?

En su encabezado debe constar día, lugar y hora; razón social (el nombre del Consorcio) y la firma con aclaración de nombre, apellido y Unidad Funcional a la que representan, en el marginal izquierdo de la foja que la inicia en carácter de "presentismo".

Algunos administradores infieles suelen esgrimir que este acto se hará luego de cerrada la asamblea, lo cual es ilegítimo porque el presentismo de los participantes permite evaluar los porcentuales correspondientes para votar conforme a reglamento.

El propio Código Civil argentino establece lo siguiente en su Art. 1016: «La firma puede ser dada en blanco antes de la redacción por escrito. Después de llenado el acto por la parte a la cual se ha confiado, hace fe siendo reconocida la firma.»

Una vez establecido el presentismo, en el cuerpo del acta ha de figurar el Orden del Día (temario ordenado). Luego de tratar el tema se dejará escrito si se aprueba o no la decisión a la que se arribó y si la decisión ha sido tomada por unanimidad o por mayoría. Asentar los nombres y apellidos de quienes decidieran estar en desacuerdo o en acuerdo con la moción aprobada.

Puede suceder que el tratamiento del tema no se agote y debe constar que se tratará en una próxima reunión.

Orden del Día

• Definición: Representa el orden en que deberá procederse en un acto de asamblea;
• Etimología: De género masculino ("el" orden), define una secuencia de ordenamiento de carácter numeral y progresivo en razón de disposiciones reglamentarias e importancia. Si fuese femenino ("la" orden), correspondería a un emplazamiento.
• Características: Consta de dos estructuras dispuestas de acuerdo al siguiente orden de importancia:
  1. Disposiciones formales, concernientes a reglamento:
  1. Validez de la Asamblea;
  2. Designación de un Secretario de Actas;
  3. Designación del Presidente de la Asamblea;
  4. Designación de los responsables para refrendar el acta.
  2. Disposiciones a tratar: cada uno de los puntos de interés de los copropietarios. El ítem llamado "otros temas", no tiene valor jurídico y amén de hallarse prohibido su empleo, en caso de que así sucediese, no podrá ser tomado más que como mera "sugerencia".

Mociones de Orden

Las Mociones de Orden son aquellas mediante las cuales un presente solicita se incorpore al Orden del Día, un punto en particular, ya sea porque fue deliberadamente omitido por el administrador o porque surgió espontáneamente como consecuencia de las deliberaciones. Esta moción deberá constar en el Libro de Actas conjuntamente con los datos del mocionante, y acto seguido deberá ser votado por los presentes. Si en la disposición de las mayorías reglamentarias del Reglamento de Copropiedad y Administración no está contemplado, se deberá emitir otra Moción de Orden para decidir la fórmula a emplearse, o asumir, por default, su aprobación por mayoría automática (la mitad + 1) de los presentes.

Una vez aprobada e incorporada al Orden del Día, tendrá valor de aplicación. Esto resuelve muchos casos en los cuales el administrador, ex profeso, omite el ítem: "ratificación o remoción del representante legal del Consorcio y su reemplazo" (textualmente).

¿Cuál es el rol del Presidente de la Asamblea?

El Presidente de la Asamblea junto con el Secretario de Actas y los responsables para firmar el cierre del acta correspondiente, se nombra apenas abierta la misma la misma independientemente del quórum obtenido.

Una vez designado el Presidente de la Asamblea, su función será la siguiente:

1. Velar por la seguridad del Libro de Actas;
2. Que los presentes respeten el Orden del Día;
3. Que el Secretario de Actas tome nota correctamente de los sucesos y conclusiones;
4. Velar por el decoro de los presentes;
5. Que una vez finalizada la asamblea, los firmantes procedan según lo establecido;
6. Que a posteriori haga llegar el presente libro al administrador si éste no estuviera presente, para que a su vez, e inmediatamente, haga copia de las fojas utilizadas y las haga llegar a los respectivos propietarios según lo establece el art. 5º del Decreto Reglamentario 18.734/49 de la Ley 13.512 de Propiedad Horizontal.

Sin embargo, conviene aclarar al respecto algunas cuestiones pertinentes; a saber:

En algunos Reglamentos se designa al administrador para ejercer el rol de presiente de la asamblea, lo cual es lisa y llanamente ilegal (ver tercer párrafo de: "¿Cuál es el rol del Administrador en una asamblea?")

Inclusive, y siguiendo con el espíritu romano de "pater familias", en caso de que el propio administrador no pueda (bueno sería que "no deba") estar presente, lo remplazará el "varón" de "mayor edad" como si esa condición le diera el aval suficiente como para presidir una asamblea en lugar de reparar e n nada más ni nada menos que la "idoneidad" moral e intelectual (actitud y conocimiento).

¿Cuál es el rol del Administrador en una asamblea?

En primero lugar, debemos convenir que la asamblea es "soberana". Y su soberanía se basa en que ningún extraño puede estar presente sin el consentimiento previo de los deliberantes.

No obstante ello, en el 99,99% de los Reglamentos de Copropiedad y Administración, figura —autoritariamente y conforme a una ideología paternalista devenida nuestra cultura latifundista y dependiente como así también del propio derecho romano (pater familias)—, que la presidencia de la asamblea será protagonizada arbitrariamente por el administrador.

Si observamos bien, y conforme al art. 9º de la ley 13.512, esta presencia es "violatoria" de la misma toda vez que este artículo reconoce como "extraño" a todo aquel que no pertenezca al propio consorcio en carácter de copropietario, en este caso, quien hará de representante del mismo para disponer de su administración en carácter de mandatario y conforme el Código Civil le da sustento.

De modo que, y por lo visto, el rol del administrador debería limitarse a delegar transitoriamente la guarda del libro ante un responsable (el Secretario de Actas más concretamente), para que los auténticos propietarios del mismo deliberen soberanamente y se lo devuelvan una vez finalizada la asamblea.

Por último, no está demás decir que en algunos consorcios la relación del administrador como mandatario y sus mandantes es buena (lo cual debiera ser la norma y no la excepción) y su presencia e intervención, más allá de la arbitraria imposición reglamentaria, es justa y necesaria.

¿Cómo se nombra o se remueve un administrador por actas?

Cuando se nombra un nuevo administrador, deberá figurar: su nombre y apellido "completos"; documento de identidad; Nº de Registro Público si corresponde a la CABA; período de su mandato y qué ocurrirá cuando finalice.

Hay una cláusula "ad hoc" que puede establecerse mediante la cual, en caso de finalizar el mandato y que el administrador haga caso omiso a lo dispuesto, deberá remitir el Libro de Actas al presidente del Consejo de Administración o uno de sus miembros, para que convoque nuevamente a asamblea y se evite con esto acefalía. No olvidar que el administrador, cuyo mandato ha finalizado, es responsable de la clave fiscal, sueldos y otras obligaciones legales que el Consorcio tiene para con terceros.

Esto evitará dirimirlo a través de la justicia puesto que como todos sabemos, la misma pareciera ser más un instrumento de opresión y tormento que de seguridad y liberación del derecho. Cuando más prescindamos de la justicia, más soberanos seremos.

¿Cuál es el rol del Secretario de Actas?

El Secretario de Actas es quien deberá transcribir lo más fielmente posible y con letra clara, todo lo actuado y deliberado en la asamblea, teniendo bajo su responsabilidad y mientras dure su mandato, la guarda del libro mismo.

Cabe recordar que las actas son "actas de manifestación" y de "decisiones".

1. No podrá:
   1. Efectuar tachaduras, enmiendas o sobreescrituras, a menos que haga salvedades correctamente inicializadas, en llamados al pie del acta antes de la firma de los responsables designados;
   2. Poner acotaciones personales;
   3. Negarse a datar constancias solicitadas por algún participante de la asamblea (ver "Deberá", punto "2", inciso "a").
2. Deberá:
   1. Transcribir en el libro toda solicitud de constancia textual y verbal a pedido de quien lo solicitase: "que conste en actas que yo digo..." o "que conste en actas que Fulano dijo...";
   2. Tomar cuenta de las Mociones de Orden solicitadas y transcribir si fueron dadas o no por válidas;
   3. Refrendar la firma del presidente de la asamblea;
   4. Llevar el registro de firmas en el marginal izquierdo conforme a presentismo;
   5. Leer ante los presentes todo lo trascripto para su verificación y aprobación.

¿Puede el Secretario de Actas negarse a transcribir un testimonio?

El Secretario de Actas está obligado a ser neutral respecto a la asamblea, aún cuando tiene voz y voto, deberá transcribir textualmente todo cuanto la asamblea se lo solicite. Si fuese el caso de que se presentase algún conflicto entre los asambleístas, éste deberá tomar nota del suceso y, en caso de que cualquiera le solicite dejar constancia ante un agravio u observación, éste no podrá negarse a hacerlo so pena de serle retirado el cargo en el acto por el presidente de la asamblea y designar a cualquiera para que lo reemplace debiendo éste tomar nota del incidente y de la constancia negada.

Toda negativa a dejar constancia por acta de un suceso es considerado "actitud dolosa" sensible de ser penalizada jurídicamente y debiendo resarcir a la persona damnificada.

¿Cómo se cierra un acta?

En el cierre del acta ha de constar que "se levanta la sesión siendo las '…' horas, sin más asuntos que tratar."

El acta debe ser suscripta (firmada) por dos o más personas previamente designadas para tal fin conforme al Orden del Día.

¿Es lícito que el administrador no entregue copias de las actas?

Tenemos un país complicado. Con decir que en ningún lado figura claramente que el administrador en concepto de mandatario tiene la "obligación" de entregar copias de las actas a sus mandantes una vez sesionada una asamblea. No lo dice lisa y llanamente, pero la obligación está de suyo en el Código Civil, particularmente, en el capítulo dedicado al mandato.

Ahora bien, en su Art. 35 el Código Civil dice: «Las personas jurídicas pueden, para los fines de su institución, adquirir los derechos que este Código establece, y ejercer los actos que no les sean prohibidos, por el ministerio de los representantes que sus leyes o estatutos les hubiesen constituido»; en nuestro caso: el Consorcio como persona jurídica, el administrador como representante, y el Reglamento de Copropiedad y Administración como estatuto del Consorcio mismo.

Y ya en el Art. 37 expresa: «Si los poderes de los mandatarios no hubiesen sido expresamente designados en los respectivos estatutos, o en los instrumentos que los autoricen, la validez de los actos será regida por las reglas del mandato»; entiéndase entonces: por las reglas del mandato del Código Civil.

Tal es así que en el artículo 1904, el mismo expresa textualmente que:

«El mandatario queda obligado por la aceptación a cumplir el mandato, y responder de los daños y perjuicios que se ocasionaren al mandante por la inejecución total o parcial del mandato.»

Es decir que dicha "obligación" involucra al mandatario respecto a sus obligaciones para con el mandante, ante lo que veremos expresado en el art. 5º del Decreto Reglamentario 18.734/49 de la ley 13.512 que nos dice:

«Las decisiones que tome el consorcio de propietarios conforme al artículo 10 de la ley 13.512, se harán constar en actas que firmarán todos los presentes. El libro de actas será rubricado, en la Capital Federal y territorios nacionales, por el Registro de la Propiedad, y en las provincias por la autoridad que los respectivos gobiernos determinen. Todo propietario podrá imponerse del contenido del libro y hacerse expedir copias de las actas, las que serán certificadas por el representante de los propietarios o por las personas que éstos designen. Las actas podrán ser protocolizadas.»

Este derecho que le confiere el artículo precedente al propietario en concepto de mandante, reconduce al mandatario respecto a "su obligación" para con quien le confiere mandato.

En el Art. 1909 leemos:

«El mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones, y entregar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aunque lo recibido no se debiese al mandante.»

Entendiéndose con ello, la obligación que tiene el mandatario de "rendir cuentas" por sus actos ante el propio mandante.

Modelo de Acta de Asamblea

Para que las actas tengan validez, deberán circunscribirse a la presente fórmula:

1. Preámbulo: En la ciudad de [Lugar], a los [con letra o número: "dd"] días del mes de [con letra o número: "mm"] del año [con letra o número: "aa"], y conforme al llamado correspondiente, siendo las ["hh:mm"] horas, se constituye la Asamblea General [concepto: "Ordinaria" o "Extraordinaria"], con la asistencia de los copropietarios y apoderados que firman en el marginal izquierdo ["firma" + "aclaración" + "Unidad Funcional" + "Condición: «titular» o «apoderado»"]; conforme al siguiente Orden del día:
2. Orden del Día: Trascripción del Orden del Día tal como figura en el Llamado a Asamblea;
3. Puntos a tratar: Punto 1: deliberación; Punto 2: deliberación; etc.:
4. Cierre del acta: "Siendo las ["hh:mm"] horas, y no habiendo nada más que tratar, se cierra la presente sesión por medio de las firmas de los responsables elegidos para tal fin."
5. Firmas de los responsables: Firma, aclaración y unidad funcional.
6. Resguardo: Cruzar la parte de la foja que quedó en blanco.

Lo ideal

Consignación: "Yo, Fulano de Tal (nombre y apellido del administrador) en calidad de administrador del respectivo consorcio de propietarios, cedo condicionalmente el presente Libro de Actas al Sr. Presidente de del Consejo de Administración (si lo hubiere) para ser utilizado en la Asamblea del día (fecha) del mes (el que corresponda) del año (el que corre). Una vez concluida ésta, deberá serme restituido en guarda hasta la próxima asamblea."

Firma y aclaración de firma más cargo.

Firmas

1. Titulares: aquellos que pueden acreditar su condición de tal y que se hallen presentes en la asamblea, deberán firmar en el marginal izquierdo del libro a medida que se presenten, aclarando la misma y poniendo a cual Unidad Funcional representan.
2. Apoderados: aquellos que no pudiendo asistir delegasen representación mediante Carta Poder, deberán extender si así se lo solicita, la certificación de firma correspondiente emitida según lo establezca el Reglamento de Copropiedad y Administración. Cuando firmen el marginal izquierdo, deberán poner: "por poder y en representación de" + la Unidad Funcional. Esto evitará que alguien declare nula la asamblea por doble firma.

NOTA: es de buena práctica cruzar el espacio en blanco del marginal izquierdo donde se firma el presentismo, una vez cerrada la lista de "presentes" para que no se incorporen luego algunas que no correspondiesen con esa instancia de presentismo, evitando así el fraude.

Muy importante

1. No deberán dejarse actas incompletas y sin firmar.
2. Si una foja no hubiese sido en parte utilizada, deberá cruzarse para evitar que ésta quede en blanco.
3. La letra a emplear deberá ser clara, cursiva o de imprenta cuando la caligrafía del escribiente induzca a confusión, especialmente con algunas letras y números (S-5; u-v; 7-T; 1-L; 2-Z; etc.).
4. Se implementará tinta color fijo, tanto para la colección de actas como para los que firmen dejando constancia, en caso de cambio de tinta, de la razón por lo cual se hizo.
5. No podrá hacerse raspaduras ni borrados, y las enmiendas, testados, entrelíneas y sobrerrayados serán salvados antes de firmarse la inscripción.
6. Los apellidos del inscripto como de las demás personas intervinientes en el acta que inscriban, se inscribirán totalmente en letra mayúscula.
7. Las partículas: "de", "del", "di", "de la" en los apellidos, como por ejemplo "De la Sierra", "Di Pietro", etc. se inscribirán con mayúscula o minúscula conforme figuren en los respectivos documentos que se presentan. Los nombres que llevan las mismas partículas y se impongan al inscripto serán escritos siempre con minúscula, como por ejemplo: "María del Carmen", "María de Lourdes", etc.
8. Todos los nombres y apellidos, aun cuando se escriban con mayúscula, llevarán tilde cuando corresponda.
9. Cuando se cite a algún copropietario, corresponde aclarar la unidad funcional a la cual pertenece.
10. En el margen superior izquierdo de cada acta se consignará la firma con aclaración del nombre y apellido de la persona que suscribe más la unidad funcional a la que representa.
11. Si la persona no sabe firmar, corresponderá estampar su impresión digitopulgar derecho junto con el nombre, apellido y datos de identidad por medio de una tercera persona quien, a su vez, deberá firmar y consignar nombre, apellido y datos de identidad.

Lectura y revisión antes de cerrarla

Antes de que los propietarios designados firmen al pie de las actas, siempre es recomendable leerlas y reparar que no hayan errores, omisiones, agregados, enmiendas o tachaduras accidentales o intencionales. Si fuera el caso de que exista alguna de ellas, deberán ser "salvadas" consignando la siguiente fórmula:

• Si es Positiva: «donde dice: [el texto observado], lo [enmendado, sobrerraspado, interlineado o tachado] vale».
• Si es Negativa: «donde dice: [el texto observado], lo [enmendado, sobrerraspado, interlineado o tachado] no vale; por lo tanto vale decir: [el valor si es número o la frase correcta]»

Además, los espacios en blanco, deberán ser rayados antes de procederse a la firma del acta según el siguiente ejemplo:

Este es un texto de ejemplo que sirve para demostrar que no deben quedar espacios al final de un párrafo en blanco - - - - - -

(Siguen firmas.)

Anulación de un Acta de Asamblea

Una vez labrada el acta con todos los datos necesarios, el Secretario procederá a su revisión, dando lectura de su texto a los legítimamente interesados, exhibiéndola en caso de ser solicitada, previo a la firma.

Si por alguna causa quedase incompleta alguna acta que no haya sido firmada por los responsables o si dejase sin efecto algún folio en blanco, se dejará constancia de lo circunstanciado explicando las razones que motivan la anulación, por nota en el margen.

Las actas firmadas por los responsables no pueden anularse sino por orden judicial. Por tal motivo, la nulidad de un acta está sujeta a derecho, conforme lo establece el Art. 18 del Código civil: «Los actos prohibidos por las leyes son de ningún valor, si la ley no designa otro efecto para el caso de contravención».

A su vez, el Art. 1038 del Código Civil dice: «La nulidad de un acto es manifiesta, cuando la ley expresamente lo ha declarado nulo, o le ha impuesto la pena de nulidad. Actos tales se reputan nulos aunque su nulidad no haya sido juzgada.»

Sobre las nulidades, el Código Civil en su Art. 1039 expresa lo siguiente: «La nulidad de un acto jurídico puede ser completa o sólo parcial. La nulidad parcial de una disposición en el acto, no perjudica a las otras disposiciones válidas, siempre que sean separables.»

Si cierta acta fue impuganda vía Carta Documento, o la asamblea en sí misma lo fue como acto jurídico, hasta tanto el juez no se expida, seguirá teniendo vigor lo estipulado, en base a que el Código Civil establece, muy claramente en su Art. 1046 que «Los actos anulables se reputan válidos mientras no sean anulados; y sólo se tendrán por nulos desde el día de la sentencia que los anulase.»

Por último, en caso de anulación judicial y conforme al Art. 1050 del Código Civil, tenemos que: «La nulidad pronunciada por los jueces vuelve las cosas al mismo o igual estado en que se hallaban antes del acto anulado.»

El Art. 1049 del Código Civil dice que aquel que causó la irregularidad «Tampoco puede pedirla por razón de violencia, intimidación o dolo, el mismo que lo causó, ni por el error de la otra parte el que lo ocasionó», es decir que conforme al argumento de error, ella también es parte y al avalar las firmas es única responsable jurídica a la vez que como presidente de la asamblea, secretaria por motus propio según testifica de puño y letra, ella misma firmó el concepto de la cosa (su destitución) y avaló las firmas correspondientes para el cierre del acta.

La Asamblea es la única soberana

En lo que respecta al consorcio de propietarios, todo lo volcado en un acta de asamblea tiene carácter de ley siempre y cuando no se oponga a lo establecido en el Registro de Copropiedad y Administración o viole las disposiciones oficiales.

Ahora bien, si alguna resolución asumida por más de los 2/3 porcentuales es contraria a lo dispuesto originalmente por el Reglamento de Copropiedad y Administración, sólo podrá tomarse como válida si se reforma el mismo y se inscribe siguiendo el procedimiento legal correspondiente.

Gustavo Karcher/.

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